Vieninga buhalterinė apskaita didins miškų valdymo efektyvumą

Šiuo metu valstybinės miškų urėdijos naudoja kelias miško ūkinių operacijų, finansų  ir specialistų darbo apskaitos programas. Generalinė miškų urėdija (GMU) nutarė imtis vieningos  apskaitos įdiegimo visose urėdijose. Yra pasirinktos dvi sistemai tinkančios programos – „EuroSkaita“ ir „Alfitas“. Šiuo metu analizuojami jų pranašumai, papildomi įvedimo  kaštai, specialistų poreikis. Tikimasi, kad vieninga apskaitos sistema bus įdiegta jau šių metų pabaigoje.

Iki 2005 m. Lietuvos valstybinių miškų sistemoje miško ir buhalterijos apskaitai buvo naudojamos kelios tarpusavyje nesusijusios programos, veikiančios DOS aplinkoje. Tai reiškė, kad kiekvieną užduotį į kiekvieną skirtingą programą reikėjo įvesti iš naujo, patiriant žymiai didesnes klaidų rizikas, didesnes darbo sąnaudas ir vėlesnį  apskaitos rezultatų už praėjusį mėnesį gavimą.

Miškų ūkio veikla yra labai specifinė, istoriškai susiformavusi pagal vietos ekonomines, gamtines, kultūrines sąlygas, todėl jai automatiškai pritaikyti kitų šalių praktiką sudėtinga. Tad GMU užsakymu specialiai urėdijų ūkiui valdyti buvo sukurta unikali sistema „MiškoSkaita“, kurią ketverius metus kūrė UAB „Prototechnika“ profesionalūs programuotojai.

Sistema sėkmingai veikia

„Programa „MiškoSkaita“ leido apskaityti  visas su miško darbais susijusias veiklas bei išrašyti sąskaitas pirkėjams. Su šiomis sistemomis dirba ne apskaitos darbuotojai, o profesionalūs miškininkai, kurių darbas su IT sudaro tik labai nedidelę veiklos dalį, tad sistema turi būti kuo paprastesnė. Pagrindinė jos idėja – visi su miško darbų apskaita ir realizacija susiję veiksmai vykdomi pagal unikalią, vien miško ūkio apskaitai tinkančią programą“, – aiškina Panevėžio urėdijos informatikas, KTU doktorantas Evaldas Sapeliauskas.

Pradėjus naudoti miško apskaitai „MiškoSkaitą“, natūraliai atsirado poreikis turėti integruotą ir buhalterinės apskaitos sistemą. Renkantis buhalterinę programą kelti du pagrindiniai tikslai: duomenys įvedami tik vieną kartą, antra – nepriklausomai nuo darbuotojų veiksmų generuojamos ataskaitos, siunčiami priminimai skolininkams. Tad atlikus didelę rinkos tiekėjų analizę, 2009 m. pabaigoje buvo nuspręsta įsigyti dar dvi programas: personalo apskaitai – „PersonaloSkaitą“, buhalterijai – „EuroSkaitą“, kurios labai lengvai integravosi su „MiškoSkaita“.

Dabar šios trys programos tarpusavyje integruotos vidiniais SQL bazės lygmens ryšiais.  Pavyzdžiui, priimant į darbą naują darbuotoją, informacija apie jį įvedama tik į „PersonaloSkaitą“, o programoje „MiškoSkaita“ šie duomenys matomi  automatiškai. Atliktų darbų aktai, medienos judėjimas, išrašytos ir medienos pirkėjams išsiųstos elektroniniu paštu sąskaitos už medieną „vieno mygtuko“ paspaudimu įkeliami į buhalterinę „EuroSkaitą“.

Kokie pagrindiniai programų šeimos „Skaita“  privalumai?

„Duomenys įvedami tik vieną kartą. Automatiškai, dukart per dieną (galima ir daugiau), nepriklausomai nuo buhalterijos personalo, t. y. eliminuojant žmogiškąjį faktorių, generuojamos ir elektroniniu paštu siunčiamos dvi ataskaitos atsakingiems darbuotojams: vienoje matomi einamaisiais metais kiekvieną mėnesį realizuotos medienos kiekiai ir vidutinė kiekvieno sortimento bei visos parduotos medienos vidutinė kaina, o kitoje ataskaitoje – pirkėjai, jų skolos, pradelsti mokėjimai bei likęs dienų skaičius iki apmokėjimo termino pabaigos arba realizacijos stabdymo“, – vardija privalumus informatikos specialistas.

Urėdijoje įdiegta ir automatinė skolininkų sekimo funkcija – automatiškai, išvengiant žmogiškojo faktoriaus, sistema dukart per savaitę generuoja priminimus apie laiku neapmokėtas sąskaitas ir išsiunčia pranešimus skolingiems klientams. Įvesta ir integracija su urėdijos medelyno apskaitos lokalia programa – kiekvieną dieną medelyno realizacijos duomenys automatiškai keliami į buhalteriją.

Greitis, tikslumas, duomenų atsekamumas  

Vienas iš ypatingų informacinės sistemos „Skaita“ bruožų – informacijos tikslumas ir atsekimas. Programa suteikia galimybę stebėti bet kokį vartotojo atliktą įrašą. Speciali funkcija leidžia matyti, kada įrašas buvo atliktas ar pakeistas, kas atliko veiksmą.

„Pavyzdžiui, galima matyti tikslų pardavimui paruoštos medienos kiekį pagal atskirus miško sandėlius, koks darbuotojas atliko šį įrašą, nėra neatitikimų tarp skirtingų  ataskaitų, kurie galėtų būti, jei duomenys būtų įrašomi ranka. Vyksta medienos pardavimo sutarčių kontrolė – išrašant PVM sąskaitas-faktūras pirkėjams, medienos kiekis ir kaina automatiškai „imama“ iš sutarties su pirkėju“, – pasakoja E. Sapeliauskas.

Programų šeimos „Skaita“ techninis išskirtinumas: pirma – greitaeigiškumas. Programa sukurta apdoroti didelius duomenų srautus. Antra – programa užtikrina aukščiausią duomenų bazės (MS SQL) saugumą, atitinkantį pasaulinio lygio standartus. „Microsoft SQL“ penkerius metus iš eilės yra apdovanota kaip saugiausia duomenų bazė. Trečia – daugiasluoksnė „Skaita“ serverio architektūra išplečia programos galimybes. Prie tos pačios bazės galima įjungti skirtingomis technologijomis pagamintas programas. Pavyzdžiui, prie „EuroSkaitos“ galima jungtis per visiems įprastą „Windows“ aplinką ar per WEB naršyklę. Ketvirta – nupirktas licencijų skaičius neapriboja konkrečių darbuotojų: su programa gali dirbti bet kuris įgaliotas darbuotojas, neviršijant bendro leistino (nupirktų licencijų) skaičiaus vienu metu.

Specialistas giria ir „PersonaloSkaita“ programą. Joje atliekami visi veiksmai, susiję su darbuotojais, pavyzdžiui: priėmimo į darbą sutartys, įvairūs įsakymai, tabeliai, ligos, atostogų, atlyginimų, „Sodros“ ar VMI ataskaitos ir pan. Tai labai funkcionalus produktas, leidžiantis apskaityti didelį darbuotojų skaičių, neužmirštant jų išleisti atostogų ar pasveikinti su gimtadieniu.

Programų „PersonaloSkaita“ ir „EuroSkaita“ įdiegimas Panevėžio miškų urėdijoje leido optimizuoti buhalterijos darbuotojų skaičių – 2008 m. dirbo 7 darbuotojai, šiuo metu – 4, nors realios darbų apimtys nemažėja.

„Reikia pripažinti, kad dabartinė sistema, veikianti Panevėžio urėdijoje, pilnai neišnaudojama. Programos galimybės yra labai didelės, papildomas apskaitos apkrovas galima būtų didinti dvigubai, nedidinant apskaitos darbuotojų skaičiaus. Kiek man yra žinoma, vienoje verslo įmonėje, naudojant „EuroSkaitą“ vienu metu dirba 120 darbo vietų. Praktiškiausias ir patogiausias būtų visų duomenų, esančių SQL bazėje, analizės įrankis, iš visų urėdijų duomenų bazių generuojantis įvairias ataskaitas tiek urėdijos atsakingiems asmenims, tiek centrinei jų valdymo įstaigai ar Aplinkos ministerijai. Tai sutaupytų ir darbuotojų darbo laiko pildant įvairias ataskaitas“,– mano informatikas.

„Prototechnikos“ specialistai yra pasirengę sklandžiai pereiti prie vienos bendros ir integruotos miško ūkio valdymo sistemos. Praktiškai tą įdiegti nebus sudėtinga. Bendrovė pajėgi tai atlikti, nes turi filialus ir specialistų pajėgas visoje Lietuvoje. Programos diegimo metodologija jau daug kartų praktiškai patikrinta, standartizuota pagal ISO reikalavimus ir plačiai naudojama. Tai reiškia, kad programų diegimas vykdomas maksimaliai sklandžiai ir greitai, kas sutrumpina diegimo laiką, kaštus bei nesukelia streso darbuotojui, kuris turi įsisavinti naują programą“, – sako  UAB „Prototechnika“ projektų vadovė Giedrė Milto.

Kiekviena nauja programa visuomet kelia įvairių klausimų, bet išmokus ja naudotis ir taikyti įvairiais pjūviais formuojamas paties darbuotojo susikurtas ataskaitas, darbas vyksta labai sklandžiai“, – drąsina kolegas E. Sapeliauskas.

Angelė Adomaitienė